Poinformuj klientów co najmniej 30 dni przed zmianą. Podaj nową cenę, datę, od której obowiązuje, i jeden konkretny powód. Kluczowym klientom powiedz o tym w rozmowie, zanim dostaną maila.
Sam wzór wiadomości to mniejsza część pracy. Ważniejsza jest kolejność: najpierw rozmowy z najważniejszymi klientami, potem mail do pozostałych, a nowa cena od razu w każdej nowej ofercie. Poniżej znajdziesz trzy wzory do skopiowania i odpowiedzi dla klienta, który się nie zgadza.
Kiedy wysłać informację o podwyżce cen?
Najlepiej z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. Przy podwyżce od 1 stycznia oznacza to wysyłkę do końca listopada. Grudzień to zły moment na nowe informacje: klienci zamykają rok, a Twoja wiadomość ginie między życzeniami świątecznymi.
Jeśli masz umowy z określonym okresem wypowiedzenia albo z zapisem o zmianie cen, sprawdź je przed wysyłką. Termin z umowy jest ważniejszy niż ogólna zasada 30 dni.
Na początek 2027 roku masz też prosty, zrozumiały dla klientów kontekst. Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wynosi 4950 zł brutto, o 3% więcej niż w 2026 r. (4806 zł). Rosną więc wynagrodzenia, składki i ceny usług, z których sam korzystasz.
Co musi zawierać pismo o podwyżce?
Dobra informacja o podwyżce cen ma pięć elementów. Każdy da się zmieścić w jednym zdaniu.
- Nowa cena albo procent zmiany. Klient nie powinien musieć niczego liczyć.
- Data, od której nowa cena obowiązuje.
- Jeden konkretny powód, na przykład wzrost kosztów pracy albo rozszerzony zakres usługi. Lista pięciu powodów brzmi jak tłumaczenie się.
- Co się nie zmienia: zakres, terminy, osoba do kontaktu. To uspokaja.
- Zaproszenie do rozmowy. Jedno zdanie z imieniem i numerem telefonu.
Czego nie pisać? Przeprosin („niestety jesteśmy zmuszeni”), skomplikowanych wyliczeń kosztów i obietnic, że to ostatnia podwyżka. Każde z nich podważa decyzję, którą już podjąłeś.
Wzór 1: mail do stałego klienta usług
Temat: Zmiana cen od 1 stycznia 2027
Dzień dobry Pani Anno,
od 1 stycznia 2027 r. zmienia się cena [nazwa usługi]. Nowa stawka to [kwota] zł netto miesięcznie zamiast obecnych [kwota] zł netto.
Powodem jest wzrost kosztów pracy w przyszłym roku. Zakres współpracy, terminy i osoba prowadząca zostają bez zmian.
Jeśli chce Pani porozmawiać o zakresie albo terminach, zadzwonię w dogodnym momencie. Mój numer: [telefon].
Dziękuję za współpracę w tym roku.
[Imię i nazwisko]
Wzór 2: pismo z uzasadnieniem kosztowym (płaca minimalna 2027)
Ta wersja pasuje do branż, w których koszt pracy jest dużą częścią ceny: sprzątanie, księgowość, ochrona, obsługa techniczna, usługi budowlane.
Szanowni Państwo,
informujemy, że od 1 stycznia 2027 r. ceny naszych usług wzrosną o [X]%. Szczegółowy cennik znajdą Państwo w załączniku.
Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wynosi 4950 zł brutto. Rosną z nią wynagrodzenia naszego zespołu i koszty, które ponosimy, żeby utrzymać dotychczasową jakość i terminowość.
Zakres usług, harmonogram i zasady rozliczeń pozostają bez zmian. Nowe ceny będą widoczne na fakturach za styczeń 2027 r.
W razie pytań prosimy o kontakt: [imię i nazwisko], [telefon], [e-mail].
Z poważaniem,
[Nazwa firmy]
Wzór 3: wiadomość do klienta z umową abonamentową
Przy stałych abonamentach dobrze działa wybór. Klient, który może zdecydować, rzadziej odchodzi.
Dzień dobry Panie Tomaszu,
od 1 lutego 2027 r. abonament [nazwa] kosztuje [kwota] zł netto miesięcznie. Do tej pory było to [kwota] zł netto.
Mam dla Pana dwie opcje:
1. zostajemy przy obecnym zakresie w nowej cenie,
2. zmniejszamy zakres o [element] i cena zostaje na dotychczasowym poziomie.
Proszę dać znać do [data], którą opcję Pan wybiera. Jeśli nie dostanę odpowiedzi, od lutego obowiązuje pierwsza opcja.
Pozdrawiam,
[Imię i nazwisko]
Zmiana warunków umowy abonamentowej może wymagać aneksu albo zachowania okresu wypowiedzenia. To nie jest porada prawna. Jeśli masz wątpliwości, sprawdź umowę z prawnikiem albo księgowym.
„Grupa potrafi wymyślić tak mocne, kreatywne pomysły, że miałem: dlaczego nie robiłem tego wcześniej?”
Paweł, doradztwo S&OP, 18 miesięcy w programieW jakiej kolejności informować klientów?
Mail wysłany do wszystkich naraz to najprostsza, ale najbardziej ryzykowna droga. Lepiej podzielić klientów na trzy grupy.
| Grupa | Kto to jest | Jak informujesz |
|---|---|---|
| Kluczowi klienci | 3-5 firm, które dają największą część przychodu | Telefon albo spotkanie, potem mail z podsumowaniem |
| Stali klienci | Pozostali klienci z regularną współpracą | Mail według wzoru 1 albo 2 |
| Nowi klienci | Każdy, kto dostaje ofertę od dziś | Nowa cena od razu w ofercie, bez komentarza |
Rozmowa z kluczowym klientem nie musi być długa. Wystarczy pięć minut: co się zmienia, od kiedy i dlaczego. Ważne, żeby usłyszał to od Ciebie, a nie przeczytał w zbiorczym mailu.
Jeśli zastanawiasz się, o ile podnieść ceny i ilu klientów możesz stracić bez straty na zysku, zobacz, jak pracujemy nad tym w grupie: podniesienie cen i marży.
Jak odpowiedzieć klientowi, który się nie zgadza?
Część klientów odpisze. To dobry znak, bo rozmowa jest lepsza niż ciche odejście. Najczęściej usłyszysz jedno z trzech zdań.
„To za dużo”
Odpowiedź: „Rozumiem. Mogę zaproponować mniejszy zakres w obecnej cenie albo rozłożyć zmianę na dwa etapy: połowa od stycznia, druga połowa od lipca. Która opcja jest dla Pana wygodniejsza?”
„Konkurencja jest tańsza”
Odpowiedź: „To możliwe. Chętnie porównam z Panem zakres, bo różnice w cenie zwykle wynikają z tego, co jest w środku. Jeśli zakres jest taki sam, a różnica duża, powiem to wprost.”
„Rezygnuję”
Odpowiedź: „Szkoda, ale szanuję decyzję. Czy mogę zapytać, co zdecydowało? Jeśli za kilka miesięcy będzie Pan chciał wrócić, chętnie porozmawiam.”
Nie obniżaj ceny w pierwszej odpowiedzi. Jeśli każdy, kto się sprzeciwi, dostaje starą stawkę, za rok podwyżka będzie jeszcze trudniejsza.
Co zrobić po wysłaniu informacji?
- Zaktualizuj cennik na stronie i w szablonach ofert tego samego dnia.
- Zapisz, kto odpisał i co. Po dwóch tygodniach zadzwoń do kluczowych klientów, którzy milczą.
- Po pierwszej fakturze w nowej cenie sprawdź, ilu klientów zostało. Ta liczba powie Ci, czy kolejną zmianę możesz zrobić odważniej.
Chcesz policzyć, o ile i komu podnieść ceny?
Na Diagnozie (90 minut 1:1, 490 PLN netto) sprawdzimy Twoje ceny, marżę i klientów. Wyjdziesz z decyzją, o ile podnieść ceny, komu najpierw i jak to przeprowadzić w najbliższych 12 tygodniach. Sprawdź Diagnozę.
Najczęstsze pytania
Czy muszę uzasadniać podwyżkę?
Nie musisz, ale jeden konkretny powód ułatwia klientowi akceptację. Wystarczy zdanie, np. o wzroście kosztów pracy w 2027 roku.
Ile dni wcześniej poinformować klienta?
Co najmniej 30 dni, chyba że umowa przewiduje inny termin. Wtedy obowiązuje termin z umowy.
Czy podwyżkę wpisać do umowy aneksem?
Zależy od tego, jak umowa reguluje zmianę cen. Jeśli cena jest wpisana na stałe, zwykle potrzebny jest aneks. To nie jest porada prawna, w razie wątpliwości zapytaj prawnika.
Czy dać stałym klientom okres przejściowy?
Można, jeśli to Twoi najważniejsi klienci albo podwyżka jest duża. Ustal jasną datę końca okresu przejściowego i trzymaj się jej.
Dawid Czoska, twórca Growth Sprint
9 lat w marketingu, także jako Interim CMO i Marketing Manager w firmach B2B. Pracował z ponad 250 firmami. Prowadzi Growth Sprint, kwartalny program wzrostu dla właścicieli małych firm (100 tys.–3 mln PLN przychodu).
LinkedInJak działa Growth Sprint →